Ein Besprechungsraum ist gebucht, aber niemand sitzt drin. Anderswo sucht ein Team verzweifelt nach einem freien Raum. Willkommen im Büroalltag. Der Schweizer Spezialist ROOMZ will damit aufräumen – und zeigt auf der Orgatec 2026 die dritte Generation seines Raumbuchungsdisplays.

Manchmal sind es die kleinen Dinge, die im Büro den Unterschied machen. Ein digitales Türschild beispielsweise. Klingt unspektakulär? Das Gerät, das Ann-Katrin Schindler und Leon Emmerich am ROOMZ-Messestand in Köln präsentieren, hat jedenfalls mehr zu bieten als die Information, ob ein Besprechungsraum gerade frei oder belegt ist.

Flach ist es obendrein: gerade einmal sieben Millimeter. Kein Stromkabel, kein Netzwerkkabel, kein Bohren. Das Display lässt sich auf Glas, Holz oder Mauerwerk befestigen. Eine austauschbare Batterie versorgt es bei durchschnittlicher Nutzung rund vier Jahre lang mit Energie.

Dahinter steckt eine Technologie, die man eher von E-Book-Readern kennt: E-Paper. Anders als klassische LCD-Bildschirme benötigt die Anzeige im Wesentlichen nur dann Energie, wenn sich ihr Inhalt ändert. Das Bild bleibt anschließend ohne permanente Stromversorgung sichtbar.

Dritte Generation, mehr Möglichkeiten

Mit der im September 2026 vorgestellten dritten Displaygeneration legt ROOMZ technisch nach. Der Bildschirm ist auf 8,2 Zoll gewachsen, die Kontraste wurden verbessert. Mit einer Auflösung von 1.920 × 1.440 Pixeln und einem Betrachtungswinkel von nahezu 180 Grad bleiben die Informationen auch aus seitlicher Perspektive gut lesbar.

Dazu kommen ein neuer WLAN-Chipsatz mit WPA3-Unterstützung und ein USB-C-Anschluss. Praktisch für den Gebäudebetrieb: Das Batteriefach lässt sich jetzt ohne Werkzeug öffnen. Das wirkt wie ein Detail. Wer einige Hundert Displays betreut, dürfte das anders sehen.

Bei der Gestaltung bleibt ROOMZ seiner Linie treu. Gebürstetes Aluminium, echtes Glas, ein reduziertes Erscheinungsbild. Das Display ist in Schwarz und Silber erhältlich. Der Bildschirm selbst wird nicht berührt; die Bedienung erfolgt über berührungsempfindliche Tasten darunter. Fingerabdrücke auf der Anzeigefläche sind damit kein Thema.

Schluss mit Geistermeetings

Die eigentliche Arbeit beginnt hinter der Oberfläche. Das ROOMZ Display zeigt nicht nur die aktuelle Belegung und bevorstehende Buchungen. Mitarbeiter können einen Raum auch direkt am Gerät reservieren, die gewünschte Buchungsdauer auswählen und Räume vorzeitig freigeben. Tages- und Wochenansichten erleichtern die Orientierung.

Die Lösung lässt sich nach Herstellerangaben in Microsoft Teams und mehr als 20 weitere Buchungsplattformen integrieren. Bestehende Abläufe müssen dafür nicht grundsätzlich verändert werden.

Spannend wird es, wenn die Anzeige mit dem ROOMZ Sensor kombiniert wird. Der erkennt, ob ein reservierter Raum tatsächlich genutzt wird. Erscheint niemand, kann das System die Buchung automatisch aufheben. Die Wartezeit lässt sich abhängig vom Raumtyp einstellen – beispielsweise auf 15 Minuten bei kleineren Besprechungsräumen oder bis zu einer Stunde bei größeren.

Solche sogenannten Geistermeetings sind im Büroalltag offenbar keine Seltenheit. ROOMZ beziffert ihren Anteil auf rund 30 Prozent aller Meetings. Räume werden vorsorglich reserviert, Termine verschoben, Kalendereinträge vergessen. Auf dem Papier sind die Flächen ausgelastet. In der Realität stehen sie leer.

Mit ROOMZ Analytics geht der Hersteller deshalb einen Schritt weiter. Die Software führt Buchungsdaten und tatsächliche Belegung zusammen. So lässt sich erkennen, welche Räume intensiv genutzt werden, wo Kapazitäten fehlen und welche Flächen womöglich anders aufgeteilt werden sollten. Die Anwesenheitserkennung erfolgt nach Herstellerangaben anonymisiert und ohne Zuordnung zu einzelnen Personen.

Für Architekten, Workplace-Planer und Facility Manager ist das durchaus relevant. Denn bei der Büroplanung zählt zunehmend nicht nur, wie viele Quadratmeter zur Verfügung stehen, sondern wie sinnvoll sie genutzt werden.

Schweizer Technik mit langem Atem

ROOMZ wurde 2015 von den Ingenieuren Roger Meier und Patrick Terreaux gegründet. Die Lösung entstand in Zusammenarbeit mit der ETH Zürich, die auch der erste Kunde des Unternehmens wurde. Bereits 2016 installierte die Hochschule 400 Displays.

Heute betreibt die ETH Zürich nach Angaben des Herstellers mehr als 800 ROOMZ Displays, verteilt über ihre Standorte und angebunden an zehn unterschiedliche Buchungssysteme. Bemerkenswert: Die ersten Geräte aus dem Jahr 2016 sind laut ROOMZ noch immer im Einsatz. An der ETH Zürich verzeichnete ROOMZ nach eigenen Angaben bislang lediglich 15 RMA-Fälle, also Rücksendungen im Rahmen einer Reklamations- oder Serviceabwicklung.

Für ROOMZ ist das ein wichtiges Argument. Laut Hersteller ist die dritte Displaygeneration auf eine Nutzungsdauer von mindestens zehn Jahren ausgelegt. Die austauschbare Batterie, der geringe Stromverbrauch und die weitgehend automatisierte Geräteverwaltung sollen den Wartungsaufwand niedrig halten. Die Displays verbringen rund 99 Prozent ihrer Betriebszeit im Schlafmodus.

Auch wirtschaftlich will ROOMZ punkten. Das Unternehmen nennt durchschnittliche Gesamtkosten von rund 20 Euro monatlich pro Besprechungsraum, gerechnet über fünf Jahre. Die Kalkulation ist eine Herstellerangabe und hängt von der jeweiligen Ausstattung und Installation ab.

Nach eigenen Angaben betreut ROOMZ inzwischen mehr als 2.000 Kunden in über 25 Ländern. Mehr als 50.000 Arbeitsplätze und Räume wurden demnach mit Lösungen des Unternehmens ausgestattet.

Zurück zum Messestand in Köln. Dort fällt vor allem auf, wie wenig Technik sichtbar sein muss, um einen Besprechungsraum digital zu organisieren. Ein flaches Display an der Wand, dahinter die Verbindung zum Buchungssystem und bei Bedarf zur Belegungsanalyse.

Das ist keine Revolution des Büros. Aber möglicherweise genau die Art von unaufgeregter Technik, die flexible Arbeitswelten tatsächlich brauchen. Denn ein intelligenter Besprechungsraum sollte vor allem eines sein: einfach zu benutzen.